Les pénalités sont dues de plein droit
Entre professionnels, des pénalités de retard s’appliquent sans qu’il soit besoin de les réclamer à l’avance : elles sont dues dès le lendemain de l’échéance. Leur taux est fixé par le contrat ou, à défaut, par le taux d’intérêt de la Banque centrale européenne majoré de dix points.
S’y ajoute une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €, due par tout professionnel en situation de retard de paiement.
Attention : ces montants ne sont réclamables que si les mentions correspondantes figurent sur la facture. C’est la raison pour laquelle leur absence coûte cher.
Étape 1 — le rappel, sans attendre
Le premier message part dès le premier jour de retard, ou presque. Il est neutre : il suppose l’oubli ou le virement en cours. Son but n’est pas de menacer mais d’obtenir une réponse.
Un rappel envoyé à J+30 au lieu de J+1 laisse croire que le retard est toléré. C’est ce que le client retiendra.
Étape 2 — la relance ferme
Vers quinze jours, le ton change. On rappelle l’échéance, on mentionne les pénalités et l’indemnité de 40 €, et on propose explicitement un échelonnement. Proposer un paiement en plusieurs fois récupère plus souvent la créance qu’une menace.
Étape 3 — la mise en demeure
À trente jours, la mise en demeure fixe un délai précis, généralement huit jours, et annonce la suite : intérêts de retard, frais, transmission éventuelle du dossier.
La mise en demeure n’a pas de forme sacramentelle, mais elle doit être datée, mentionner la somme due et accorder un délai. La conserver avec sa preuve d’envoi est indispensable pour la suite.
Après la mise en demeure
Sans réponse, deux voies existent : l’injonction de payer devant le tribunal compétent, ou le recours à un service de recouvrement. Dans les deux cas, le dossier doit contenir la facture, la preuve de la prestation, les relances et la mise en demeure.
C’est aussi le moment où l’on constate qu’une facture incomplète affaiblit tout le dossier : sans mention des pénalités, elles ne sont plus réclamables.