Dix ans pour les pièces comptables
L’article L123-22 du code de commerce impose de conserver les livres et pièces comptables pendant dix ans. Cela couvre les factures émises, les factures reçues, les justificatifs de dépense et les relevés bancaires.
La conservation commence à la clôture de l’exercice, pas à la date de la facture.
Six ans sur le plan fiscal
Pour justifier une déduction en cas de contrôle, la durée de reprise de l’administration fiscale est en principe de trois ans, portée à dix en cas d’activité occulte. En pratique, conserver dix ans couvre tous les cas et évite d’avoir à trancher.
Ce que « conserver » veut dire
Conserver une facture ne se limite pas à la garder quelque part. Il faut pouvoir la retrouver, l’identifier et la présenter en cas de demande.
- Un nom de fichier lisible, qui dit de quoi il s’agit et de quand il date.
- Un classement par année et par client, retrouvable sans chercher dans une boîte mail.
- Une copie : un disque qui tombe ne doit pas emporter dix ans de justificatifs.
- La version d’origine, non retouchée. Un scan modifié n’a pas la même valeur qu’un original.
Pourquoi la boîte mail ne suffit pas
La majorité des indépendants conservent leurs justificatifs dans leur messagerie. Cela fonctionne jusqu’au jour où il faut retrouver un ticket de péage d’avril, deux ans plus tard, parmi des milliers de messages.
Le problème n’est pas la conservation, c’est l’accessibilité. Un justificatif présent mais introuvable produit exactement le même effet qu’un justificatif perdu : la dépense n’est pas déduite.