Un avoir corrige, il n’efface pas
La facture d’origine reste dans la comptabilité avec son numéro. L’avoir vient en face, en négatif, et l’ensemble des deux représente l’opération réelle.
C’est pourquoi on ne supprime jamais une facture émise. Une erreur de montant se corrige par un avoir, pas par une rature ni par une suppression.
Les cas qui justifient un avoir
- Un retour de marchandise accepté par le vendeur.
- Une remise accordée après l’émission de la facture.
- Une erreur de prix, de quantité ou de destinataire.
- Une prestation finalement non réalisée, en tout ou partie.
- Une annulation de commande après facturation.
Ce qu’un avoir doit porter
Un avoir est un document de même nature qu’une facture : il porte les mêmes mentions, plus la référence à la facture qu’il corrige.
- Un numéro propre, pris dans une série distincte et continue, sans trou.
- La date d’émission de l’avoir.
- Le numéro et la date de la facture d’origine.
- L’identité complète du vendeur et du client, avec les mêmes mentions que sur une facture.
- Le détail de ce qui est annulé, avec les montants hors taxes, la TVA et le total.
La TVA, point sensible
La TVA facturée sur l’avoir vient en déduction de celle collectée sur la facture d’origine. Deux règles pratiques en découlent : émettre l’avoir sur la même période de déclaration que possible, et ne jamais émettre un avoir pour un montant supérieur au reste dû.
Un avoir émis trop tard, sur un exercice déjà clôturé, complique la régularisation. Mieux vaut le signaler à votre comptable au moment où vous l’émettez.
Trou dans la numérotation : à éviter absolument
Si vous supprimez une facture au lieu de l’avoir, la série chronologique présente un trou. C’est exactement ce qu’un contrôle cherche : une facture manquante peut laisser supposer une vente non déclarée.
Un avoir, lui, ne crée aucun trou : il porte son propre numéro dans sa propre série.